Souscrire une assurance professionnelle : les documents à réunir !

Certaines assurances sont obligatoires pour un artisan, commerçant, auto-entrepreneur ou chef d’entreprise afin qu’il puisse exercer son activité. La souscription d’un contrat d’assurance professionnelle est aussi bien nécessaire pour une reprise d’activité que pour une création d’entreprises. Trouver une assurance adaptée à son activité est facile une fois qu’on a ciblé les risques encourus pour l’exercice de l’activité. Selon l’activité, certaines garanties sont obligatoires tandis que d’autres restent optionnelles. Pour un professionnel du bâtiment, l’assurance garantie décennale est par exemple obligatoire alors que la responsabilité civile professionnelle (RC Pro) est optionnelle. Pour les professionnels de transport par contre, la RC Pro est obligatoire. Pour souscrire une assurance professionnelle, quels documents sont nécessaires. Il y a tout d’abord les documents généraux qui varient en fonction de l’activité et des besoins de l’entreprise. Les documents à fournir sont généralement composés d’un justificatif d’au moins deux ans d’expérience dans les activités garanties, d’un plan du local avec sa superficie et ses installations extérieures, d’un contrat de bail en cas de location des locaux, d’un extrait Kbis, d’un relevé d’information de l’ancienne assurance ou des contrats d’assurance en cours, d’un contrat de franchise, d’un contrat de sous-traitance (si nécessaire) ou encore des contrats de leasing (location avec promesse d’achat). L’extrait Kbis est toujours requis pour souscrire une assurance professionnelle étant donné qu’il renseigne l’identité de la personne morale ou physique, l’activité de l’entreprise, les organes de direction, d’administration et de gestion de contrôle. C’est donc la « carte d’identité » d’une entreprise, et elle figure dans le Registre du Commence et des Sociétés (RCS). Ce document prouve aussi l’existence juridique de l’entreprise.

Les autres documents nécessaires

Outre ces documents dits « généraux », les assureurs demandent aussi de fournir des documents comptables et des documents relatifs à la prévention des sinistres. Le souscripteur peut fournir ses derniers documents comptables ou les documents comptables prévisionnels au cas où l’entreprise est encore en cours de création ou de reprise. Ces documents comptables sont d’ordre financier : comptes de résultats, bilans, etc. Les documents relatifs à la prévention des sinistres sont exigés par les assureurs pour certifier la vérification des installations de prévention. Ces documents attestent la présence de matériels de prévention et de protection contre les incendies et le vol. Les assureurs exigent donc la mise en place de dispositifs de sécurité dans les locaux et les chantiers, à l’exemple des alarmes, extincteurs, détecteurs, rideaux métalliques, caméras de surveillance, etc. Ces documents sont nécessaires et exigés par l’assurance comme le souscripteur a besoin de couvrir ses activités : locaux, matériels, marchandises, matières premières, flotte automobile … Mais l’assurance professionnelle peut aussi couvrir une éventuelle perte d’exploitation. Après avoir rassemblé les documents relatifs à la souscription du contrat, le chef d’entreprise peut demander un établissement de devis. L’ensemble des documents demandés par l’assurance sera ensuite envoyé par email ou courrier à l’assureur pour lors de la souscription du contrat. Une attestation d’assurance est généralement envoyée à l’assuré dans un délai maximum de 72 heures pour que l’activité de l’entreprise puisse commencer. Pour le versement de la prime d’assurance, le mode de paiement peut se faire par chèque ou carte bancaire et fractionné en trimestriel, semestriel ou annuel.

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